Jak skutecznie motywować?

Motywacja jest jednym z najbardziej pożądanych stanów psychofizycznych w społeczeństwie. Jest energią do działania, która pozwala realizować nasze cele życiowe i biznesowe. Potrzebujemy jej, by uczyć się języków, dbać o zdrowie czy inwestować w rozwój naszej firmy. Poszukujemy jej źródła, by motywować innych.

 

Wyróżniamy trzy rodzaje motywacji:

  • Motywacja 1.0: oparta jest naszych instynktach. Odpowiada za odżywianie, prokreację i ochronę przed zagrożeniem. Organizm sam doskonale wychwytuje bodźce z zewnątrz i sam steruje tym rodzajem motywacji.

 

  • Motywacja 2.0: nazywana jest motywacją „kija i marchewki”. Tłumaczy ona nasze działanie głównie chęcią otrzymania nagrody, np. w postaci wynagrodzenia czy premii lub robieniem czegoś tylko po to, aby uniknąć kary. Najnowsze badania świadczą o tym, że nie jest ona najdoskonalszą formą do motywowania innych. Jednak czasem możemy motywować tylko w ten sposób: np. przy rutynowych zadaniach i zadaniach nudnych, lecz koniecznych do wykonania. Jeśli jest taka możliwość, dobrze pozostawić pracownikowi wybór sposobu działania lub dać mu niezapowiedzianą nagrodę dopiero po wykonaniu zadania.

 

  • Motywacja 3.0: z pewnością masz kilka takich czynności (np. taniec, pisanie, projektowanie, gotowanie, zabawa z dziećmi), podczas których czas i otaczającą rzeczywistość przestają mieć znaczenie. Tak właśnie działa motywacja wewnętrzna 3.0, dzięki której wchodzisz w stan „flow”. Jej istotą jest radość z samego procesu działania. Im częściej znajdujesz się w tym stanie, tym lepiej radzisz sobie z problemami, osiągasz wysoką kreatywność i szybciej się uczysz. Ta wewnętrzna motywacja opiera się na trzech filarach. Pierwszy z nich to autonomia, czyli chęć kierowania własnym życiem. Drugim jest mistrzostwo, czyli chęć do stawania się coraz lepszym w tym, co ma znaczenie. Trzecim elementem jest jasny i klarowny cel, który pozwala uniknąć chaotycznego działania. Aby każdego dnia odnajdywać w sobie nowe pokłady motywacji, należy wyznaczać sobie takie cele, by czerpać przyjemność z samego procesu ich realizacji, a nie tylko z końcowego efektu.

 

MOTYWOWANIE W BIZNESIE

Prawie wszyscy są zgodni co do tego, że podstawą biznesu jest dobry pracownik, a dobry pracownik to pracownik dobrze zmotywowany. Wielu przedsiębiorców sądzi, że odpowiednia pensja i atrakcyjne nagrody wystarczą, aby utrzymać stale zaangażowanie do pracy. Nie mniej istotne, jeśli chodzi o motywowanie, jest udzielanie pracownikom bieżącej informacji na temat ich działań.

Tym bardziej jeśli w swojej firmie masz przedstawicieli pokolenia, które wychowywało się w czasach nowoczesnych kanałów komunikacyjnych, pozwalających na wymianę informacji prawie natychmiastowo. Tacy pracownicy chcą na bieżąco otrzymywać wskazówki. Dlatego klarowna i jasna informacja zwrotna sama w sobie stanowi dziś mocne narzędzie do motywowania.

 

FEEDBACK JAKO NARZĘDZIE DO MOTYWOWANIA

Rzetelny feedback zarówno w życiu jak i biznesie przyczynia się do poprawy wyników, rozwiązuje problemy i rozwija talenty. Jego podstawowym celem jest udzielenie informacji dotyczącej postępowania w taki sposób, aby osoba odbierająca informację zwrotną zachowała pozytywny stosunek do siebie i tego co robi. Oczywiście chodzi o wprowadzenie zmian w sposobie działania, korzystnych zarówno dla pracownika, jak i dla firmy.

Można to zrobić na dwa sposoby: Uznanie, czyli pozytywna informacja zwrotna, zwiększa zadowolenie z wykonywanej pracy, co pociąga za sobą wzrost motywacji. Prawidłowo przekazana konstruktywna krytyka będzie zachęcać pracownika do pracy nad sobą. Oczywiście, aby wywołać określoną zmianę zachowania, nasz komunikat powinien być dostosowany do odbiorcy i przekazany w odpowiedni sposób. Mogłoby to wydawać się łatwe, lecz tam gdzie w grę wchodzą emocje, wszystko nabiera jaskrawszych kolorów. Po pierwsze jako manager musisz poświęcić czas, aby się na danie feedbacku przygotować. Po drugie w głowie pojawia się pytanie: „czy nie popsuje to mojej dobrej relacji z pracownikiem?”. Stąd prosta droga by feedback wpisać w planie na listę „ważne”, ale nie „pilne”.

Przyjmowanie feedbacku przez twojego pracownika także może sprawić trudność, bo w każdym z nas ścierają się dwie skrajne potrzeby. Z jednej strony lubimy się uczyć i rozwijać. Chcemy, przynajmniej w teorii, wiedzieć co robimy nie tak i co moglibyśmy robić lepiej. Z drugiej strony mamy silną potrzebę akceptacji. Chcemy czuć się szanowani i bezpieczni, a przyjęcie konstruktywnej uwagi wymaga od nas pogodzenia się z faktem, że nie wszystko, co do tej pory robiliśmy, było dobre.

 

CO POWINNA ZAWIERAĆ INFORMACJA ZWROTNA?

Prawidłowo przekazywany feedback powinien być zawsze oparty na faktach. Dotyczy konkretnego zachowania lub sytuacji, a nie samego odbiorcy. Istotne jest, aby informacja przekazywana była krótko i rzeczowo, tak by pracownik nie miał wątpliwości, który aspekt jego działania wymaga poprawy. Dobrze jest użyć zwrotów „mniej” i „bardziej” niż stosować wyraźne „tak” lub „nie” np. „Następnym razem chciałabym, abyś bardziej skupiła się na potrzebach klientki, a mniej na przedstawieniu naszych nowości”.

Nie mniej ważny jest czas i miejsce rozmowy. Aby informacja, którą przekazujemy mogła przynieść pozytywny skutek, powinna zostać przekazana w niedługim czasie po wystąpieniu sytuacji, której dotyczy. Choć feedback dawany na bieżąco jest nieco trudniejszy, bo nie ma czasu aby się do niego przygotować, ma swoje zalety – może zapobiec kłopotom i pretensjom wynikającym z narastania problemu.

Nic tak pięknie nie motywuje jak pochwały. Przyjmuje się, że uznanie z ust przełożonego można wyrażać publicznie. Taki sposób motywuje nie tylko konkretną osobę lecz zachęca pozostałe do dalszej pracy nad sobą. Rozmowę mającą charakter konstruktywnej krytyki powinno się przeprowadzać w atmosferze poufności, w cztery oczy.

EMOCJE POD KONTROLĄ

Tam gdzie pojawia się jakakolwiek ocena, trzeba trzymać w ryzach swoje uczucia i emocje. Aby feedback był rozwijającym doświadczeniem manager musi odnaleźć w sobie empatię i chęć do zrozumienia swojego pracownika. Ponieważ po obu stronach będą pojawiać się emocje, dobrze być świadomym tego procesu i umieć je kontrolować. Ani duszenie w sobie emocji, ani ich niekontrolowanych wybuch (np. w formie krzyku na pracownika) nie jest elementem dobrego feedbacku.

Aby komunikować się jasno i klarownie potrzebna jest otwartość, cierpliwość i umiejętność słuchania. Wskazane jest także odcięcie się od uprzedzeń i utartych schematów myślenia oraz próbowanie nowych sposobów porozumienia. Zastosowanie parafrazowania i dopytywania, kiedy nie jesteśmy pewni, czy dobrze zrozumieliśmy intencje swojego rozmówcy pozwoli rozwiać ewentualne wątpliwości.

 

METODY UDZIELANIA FEEDBACKU

Feedback kanapkowy składa się z trzech etapów:
1. Przekazujemy pozytywną informację – chwalimy osobę, której udzielamy feedbacku, za to co robi dobrze
2. Co poprawić? – informujemy o tym, co należy poprawić, zachowując pozytywny wydźwięk
3. Wyrażamy na zakończenie rozmowy pozytywną informację lub emocję. Może być to podziękowanie za pracę, propozycja wsparcia lub zachęta do dalszej pracy np. słowami „Wiem, że dobrze ci pójdzie”. Dobrze by nasze wypowiedzi były autentyczne i szczere.

Głównym autem tego sposobu jest jego pozytywny charakter i nastawienie na znalezienie rozwiązania. Nie powinien także rodzić trudności u managerów nastawionych na relacje, dla których ważna jest atmosfera w pracy i między pracownikami.

 

START, STOP, CONTINUE

Metoda „Zacznij, Przestań, Kontynuuj” wymaga nieco więcej dialogu z osobą, której udzielamy feedbacku. Rozmowa dotyczyć powinna trzech obszarów:
• co osoba powinna przestać robić
• co powinna zacząć praktykować
• co chciałaby kontynuować.

Istotne jest, aby twój pracownik sam określił jakie zmiany w swoim działaniu chciałby wprowadzić, jakie wyciąga wnioski i jakie kroki zrobi w każdym z trzech obszarów.

 

FUKO – NEGATYWNA INFORMACJA ZWROTNA

Komunikat typu FUKO składa się z następujących elementów:
F – Fakty: przekazanie informacji o faktach, konkretnym zachowaniu
U – Ustosunkowanie się: wyrażenie swoich emocji i opinii
K – Przedstawienie konsekwencji wynikających z sytuacji
O – Oczekiwania: jakie zmiany należy wprowadzić.

Przykład: „Joanno, od dwóch dni przychodzisz do pracy o pół godziny później. Irytuje mnie to, bo wprowadzasz zamieszanie, próbując nadrobić stracony czas, co powoduje niepokój u oczekujących na zabieg klientek. Oczekuję, że od jutra będziesz w pracy punktualnie.”

Obojętnie które z powyżej wymienionych narzędzi zdecydujesz się zastosować w swojej firmie, dobrze jest testować ich zastosowanie w zależności od sytuacji lub zmodyfikować je według własnych potrzeb. Kiedy przezwyciężysz mogące się pojawić początkowe trudności, a dawanie informacji zwrotnej wejdzie ci w nawyk, z pewnością zauważysz efekty w postaci podniesienia efektywności i zaangażowania twoich pracowników. Przekonaj się jak systematyczny feedback znacząco wpłynie na rozwój twojego biznesu.

SPRAWDŹ JAK MOTYWUJE PRACOWNIKÓW BEATA ADAMCZYK, MANAGER KLINIKI URODY FENIX>>>

Artykuł pochodzi z Beauty Inspiration 6/2018>>>

Dominika Mituła

certyfikowany coach i trener umiejętności miękkich, autorka tekstów blogowych na platformie SpecBabka, organizatorka warsztatów dla kobiet z zakresu zarządzania czasem, motywacją i pewnością siebie.

Projekt Rozwój Osobisty Managera realizowany we współpracy z portalem SpecBabka.pl
Skontaktuj się z nami!

Facebook

YouTube