Manager, a zarządzanie sobą w czasie

Po czym poznać, że manager wykonuje właściwą pracę? Oczywiście po rezultatach. A w jaki sposób poznać, że manager wykonuje pracę we właściwy sposób?

Zanim odpowiem na powyższe pytanie, napiszę dlaczego to jest ważne. Zbyt często rozdzielamy te dwa aspekty. Często właściwa praca, ale wykonywana w niewłaściwy sposób, prowadzi do wypalenia zawodowego.

Prosty przykład: jeżeli firma się rozwija, a właściciel staje się coraz bardziej przemęczony, zirytowany, zestresowany, niewyspany itp. to jest wykonywana właściwa praca, ale w niewłaściwy sposób. Prawdopodobną przyczyną jest to, że przedsiębiorca wziął na siebie za dużo obowiązków. Jeżeli tego nie zmieni, po pewnym czasie także firma zacznie źle funkcjonować. Podobnie jest z managerem. Nie wystarczy stwierdzić, że dobrze zarządza pracownikami, oraz wykonuje to, czego się od niego oczekuje. Trzeba sprawdzić, czy wykonuje to we właściwy sposób. Tak naprawdę jednak może to stwierdzić przede wszystkim sam manager. W jaki sposób?

Obok, w tabeli, znajdują się opisy czterech możliwych sposobów funkcjonowania w pracy. Spróbuj sam odpowiedzieć sobie, który z nich jest tym, który towarzyszy ci najczęściej? Patrz: tabela nr 1 „sposoby funkcjonowania w pracy”.

Każdy z tych stanów odpowiada sposobowi, w jaki manager zarządza swoimi zadaniami. Określa więc czy we właściwy sposób wykonuje swoją pracę. Niestety, jak zauważył Antoine de Saint Exupery „najważniejsze jest niewidoczne dla oczu”. Kiedy natomiast staje się widoczne, to często jest za późno. Dlatego właśnie tak ważne jest, aby manager rozwijał w sobie inteligencję intrapersonalną, czyli samoświadomość i przyglądał się, w którym z tych czterech stanów znajduje się najczęściej. Każdy z nich odpowiada bowiem temu, czy człowiek koncentruje się przede wszystkim na sprawach ważnych czy pilnych. Dwight Eisenhower powiedział kiedyś: „Rzeczy ważne rzadko są pilne, a rzeczy pilne rzadko są ważne”. Co to są sprawy ważne? Działania priorytetowe, których realizacja sprawi zarówno osiągnięcie celu, jak i twoje wewnętrzne zadowolenie. Co to są sprawy pilne? Działania wymagające natychmiastowej uwagi, które muszą być zrobione teraz. Przykład: sprawy ważne, to organizowanie regularnych spotkań z zespołem, dzięki czemu omawiane i rozwiązywane są także aktualne problemy i konflikty personalne. Sprawa pilna, to nagły konflikt pracowników, który uniemożliwia im współpracę i musi być rozwiązany tu i teraz. Im więcej zapobiegawczych działań, tym mniej „pożarów”.

Nigdy nie ma wystarczającej ilości czasu, aby zrobić wszystko, ale zawsze jest wystarczająca ilość, aby zrobić to co ważneBrian Tracy

Każdą z czynności, którą wykonujemy w pracy, można podzielić na następujące kategorie:

1. Ważna, ale niepilna
2. Ważna, ponieważ pilna
3. Nieważna, ale pilna
4. Nieważna i niepilna

Aby lepiej zrozumieć poszczególne zadania, przesyłam przykłady takich działań:

1. Ważne i pilne
• przygotowanie umowy dla klienta
• przesłanie oferty handlowej
• przygotowanie prezentacji na spotkanie

2. Ważne i niepilne
• zapisanie się na kurs menedżerski
• przeczytanie poradnika zarządzania czasem

3. Nieważne i pilne
• telefon od telemarketera
• zaległe maile

4. Nieważne i niepilne
• sprawdzenie prywatnego Facebooka
• zakup nowego telefonu

Zadania ważne i pilne – czyli takie, które wymagają natychmiastowego lub szybkiego działania.

Zadania ważne i mało pilne – czyli istotne, ale które mogą poczekać.

Zadania nieważne, ale pilne – te które np. odkładaliśmy na potem, aż stały się niezwykle pilne.

Zadania nieważne i niepilne – z cyklu „pożeracze czasu”, które nie mają związku z moją pracą.

Oczywiście prawdopodobnie, w tym miejscu artykułu rozpoznajesz już, że omawiamy w tym artykule koncepcję spopularyzowaną przez Stephena Coveya w książce „Najpierw rzeczy najważniejsze”, do której mam coś więcej niż jedynie sentyment. Pozwól, że podzielę się swoim osobistym doświadczeniem. W lipcu 1998 roku wyjechałem do Poznania, aby trochę odpocząć. Byłem wykończony po 10 miesiącach pracy i pomyślałem, że jeżeli tak mam spędzić czas do emerytury, to nie muszę się martwić o emeryturę, bo do niej nie dożyję 🙂 W takim nastroju przepracowany, zmęczony, wykończony, nie widząc drogi wyjścia z tej sytuacji, w której się znalazłem, przemierzałem Poznań. Wszedłem do jednej z księgarń i pomyślałem: „może znajdę tu jakąś odpowiedź”. Właśnie książka St. Coveya „Najpierw rzeczy najważniejsze” uratowała mi życie. Nauczyłem się planowania czasu oraz ważnej życiowej zasady: „wygrana/wygrana” Każdy z wymienionych w tabelce stanów, a więc A, B, C, D odpowiada temu, jakim czynnościom w pracy poświęcasz najwięcej czasu. Przyjrzyjmy się więc tej samej tabelce, pokazując ją od strony spraw ważnych i pilnych. Patrz: tabela nr 2 „Czynności w pracy w podziale na sprawy ważne i pilne”.

Jak więc widzisz, jeżeli często jesteś w stanie A, to dlatego, że większość czasu spędzasz wśród zadań typu A. Warto więc przyjrzeć się, ile procent czasu spędzasz na poszczególnych zadaniach. Proponuję następujące ćwiczenie:

1. Ustaw sobie w telefonie przypomnienia co godzinę.

Jeśli zaczynasz pracę o 8.00 i kontynuujesz ją do 16.00, to osiem razy usłyszysz alarm. Po każdej godzinie zapisuj, co w tym czasie robiłeś.

2. Oceń każdą czynność, którą wykonałeś czy jest:
• ważna, ale niepilna (A)
• ważna, ponieważ pilna (B)
• nieważna, ale pilna (C)
• nieważna i niepilna (D)

Jeżeli jednak to zadanie wydaje się ci się zbyt czasochłonne (choć zapewniam, że wysiłek zwróci się z nawiązką) to możesz użyć mniej analitycznej, a bardziej intuicyjnej metody. Spróbuj po prostu ocenić na podstawie twojego tygodniowego grafika ile procent czasu spędzasz na poszczególnych czynnościach.

Najbardziej skuteczni jesteśmy jeżeli sprawy:

• ważne, ale niepilne (A) zajmują minimum 60% czasu;
• ważne, ponieważ pilne (B) zajmują maksimum 20% naszego czasu;
• nieważne, ale pilne (C) zajmują maksimum 15% naszego czasu;
• nieważne i niepilne (D) zajmują maksimum 5% naszego czasu.

Jak wygląda taki podział w twojej pracy jako managera? Co zamierasz z tym zrobić? Czy są zadania, które możesz wyeliminować, automatyzować, delegować lub oddać w outsourcing? Od tej oceny możesz zacząć zmianę własnych przyzwyczajeń i dzięki temu znacznie lepiej gospodarować własnym czasem.

Artykuł pochodzi z Beauty Inspiration 5/2019>>> (kliknij i sprawdź spis treści)

Andrzej Burzyński

dyrektor Akademii Rozwoju Przedsiębiorcy, andrzejburzynski.pl/arp konsultant biznesowy. Prowadzi autorski program „Kurs Umiejętności Managerskich” dla firm i osób prywatnych. Autor książek i programów szkoleniowych. Więcej informacji znajdziesz na stronie: AndrzejBurzynski.pl

Skontaktuj się z nami!

Facebook

YouTube