Pracuj efektywnie, a nie ciężko

 

osiolGdyby ciężka praca popłacała, królem zwierząt byłby osioł. Dobry manager nie powinien pracować dużo i z mozołem – powinien pracować mądrze i efektywnie. Chodzi przecież o to, żeby czas spędzony w pracy był produktywny. Wykonywane obowiązki można usprawniać i automatyzować tak, by dając z siebie tyle samo, uzyskiwać znacznie lepsze rezultaty.

 

 

Zastanówmy się, na co (poza rzeczywistym wykonywaniem usług) poświęcają swój czas pracownicy oraz managerowie gabinetów. Odbierają telefony i umawiają wizyty, dzwonią do klientów z przypomnieniem o terminie zabiegu, prowadzą karty klientów, rozliczają czas pracy i prowizje pracowników, sprawdzają zużycie produktów albo składają zamówienia. Można wymienić znacznie więcej żmudnych obowiązków organizacyjnych, które zabierają czas potrzebny na wykonywanie usług i właściwą obsługę gości. Części z tych zadań niestety nie sposób wyeliminować, ale są i takie, które można zautomatyzować, używając po prostu dobrego systemu dla salonów. Zobaczmy, o ile łatwiejsza może być praca w salonie.

 

ŻYCZENIA, CZYLI MOŻNA ŁATWIEJ

Czy nie życzylibyśmy sobie, żeby część prac w salonie była wykonywana szybciej i zajmowała mniej czasu? To możliwe. Wiele czynności — choć nadal będą one wymagały pewnego zaangażowania — można przeprowadzać spraw-niej, lepiej i dokładniej. Poniżej podam jedynie kilka przykładów.

Historia wizyt — wiemy, że każdy z klientów powinien mieć własną kartę, gdzie skrupulatnie zapisywana jest historia wykonywanych zabiegów oraz kupionych kosmetyków. Ale czy naprawdę trzeba to notować ręcznie? Tę czynność można znacznie uprościć, używając właśnie oprogramowania. Historia wizyty tworzy się sama na bazie wykonanych usług czy sprzedanych produktów. Co więcej, jest aktualizowana przy każdej kolejnej wizycie klienta, bez konieczności inwestowania dodatkowego czasu. A wszystko jest dostępne w jednym miejscu: w gabinetowym komputerze.

Bony upominkowe — to efektywne i chętnie stosowane w salonach narzędzie do pozyskiwania nowych klientów. Tyle że ewidencja ich sprzedaży i wykorzystania bywa pracochłonna. Co więcej, prowadzona ręcznie niesie ze sobą ryzyko popełniania pomyłek. Tu z pomocą przychodzi system, który usprawnia cały proces — od momentu tworzenia bonów, przez sprzedaż, wykorzystanie, aż po kontrolę stanu ich użycia czy raporty efektywności i zestawienia przeterminowanych bonów. Można zapomnieć o manualnym liczeniu i prowadzeniu własnej ewidencji.

Zarządzanie pracownikami — podobnie rzecz ma się z ustalaniem grafiku pracowników lub rozliczeniami pro-wizji i wynagrodzeń. Dane i raporty w systemie dla salonów ułatwią cały proces. Grafiki można powielić, prowizje będą liczone automatycznie itp. Zadaniem managera będzie jedynie przygotowanie wypłat pracowniczych.

 

MARZENIA, CZYLI PRACA WYKONA SIĘ SAMA

Pójdźmy o krok dalej i wyobraźmy sobie, że pewnych zadań nie trzeba wykonywać wcale. Dobre oprogramowanie jest w stanie wyręczyć nas niemal całkowicie. By to udowodnić, ponownie posłużę się przykładami.

Przypomnienia o wizycie — nie trze-ba już pisać SMS-ów ani tracić czasu na próby dodzwonienia się do klienta. System samodzielnie wyśle wiadomość z przypomnieniem na dzień przed wizytą. Redukujemy w ten sposób liczbę zapomnianych wizyt, w zasadzie nie poświęcając na to ani jednej cennej minuty.

Rezerwacja online — czy musimy odbierać telefon i przerywać zabieg, skoro klienci mogą samodzielnie umówić się na wizytę? Wystarczy pod-piąć system rezerwacyjny do strony internetowej i w salonowym kalendarzu zaczną pojawiać się wizyty. Zupełnie bez naszego udziału.

Komentarze — klienci chętnie dzielą się swoimi opiniami i wystawiają pozytywne recenzje. Trzeba jedynie dać im taką możliwość. Wysyłanie e-maila po każdej wizycie czy osobiste przeprowadzanie ankiety sprawdzającej zadowolenie klientów to strata czasu. System automatycznie wyśle prośbę o wystawienie oceny po każdej zakończonej usłudze, a potem jeszcze opublikuje opinię na stronie. Pracownicy mogą jedynie analizować stopień satysfakcji swoich klientów.

 

lewilCUDA, CZYLI ZADANIA NIEWYKONALNE

Oprogramowanie dla salonów pozwala wyeliminować albo usprawnić część mozolnych działań, ale to nie wszystko. Takie narzędzie może czynić cuda — a raczej realizować działania, których sami w ogóle nie bylibyśmy w stanie podjąć.

Kontrola salonu — oprogramowanie dostępne online to przede wszystkim wgląd do informacji o salonie bez względu na miejsce i porę. Podczas urlopu czy weekendu można nadzorować sytuację w salonie, sprawdzić aktualną sprzedaż, liczbę zrealizowanych wizyt i wysokość wpływu do kasy. Pełna i bieżąca kontrola sytuacji.

Statystyki — system dostarcza szczegółowe raporty istotne w kontekście zarządzania biznesem. Są w nich najważniejsze parametry, takie jak wpływy finansowe i stan gotówki w kasie, które możemy obliczyć sami. Ale są też dane i informacje o kondycji salonu albo o jakości usług — a tych nie uda się samodzielnie skalkulować. Tu można wymienić np. raport powracalności klientów (dowiemy się z niego, jaki procent gości salonu zdecydował się powrócić), wskaźnik zadowolenia klientów, średni czas spędzony z klientem czy średnią sprzedaż liczoną na pracownika. System dostarczy mnóstwo cennych danych, o których istnieniu nawet nie mamy pojęcia.

Marketing automatyczny — na koniec warto dodać, że nowoczesne systemy są wyposażone w zaawansowane narzędzia marketingowe, które umożliwiają aktywną sprzedaż i pozyskiwanie klientów. Jednym z nich jest marketing automatyczny, czyli zestaw gotowych kampanii promocyjnych uruchamianych w momentach, kiedy klienci potrzebują dodatkowej zachęty do powrotu. Przykładowo, jeśli klient zdecydował się na zabieg wykonywany w seriach, system przypomni mu, że pora umówić się na następną wizytę. A jeśli dawno nie odwiedził salonu, marketing automatyczny prześle zachęcającą ofertę, która skusi odbiorcę do skorzystania z usług.

Oprogramowanie dla salonów pozwala wyeliminować albo usprawnić część mozolnych działań, ale to nie wszystko. Takie narzędzie może czynić cuda – a raczej realizować działania, których sami w ogóle nie bylibyśmy w stanie podjąć. Mówi się, że najbardziej sprawiedliwą rzeczą, jaką może spotkać nas w życiu, jest czas — wszyscy mamy go tyle samo, bo dla każdego doba trwa 24 godziny. Dlatego warto choć przez chwilę zastanowić się nad tym, jak usprawnić swoją pracę oraz w jaki sposób zautomatyzować nieco czynności, które pochłaniają czas i energię. Dziś wystarczy sięgnąć po nowoczesną technologię, aby w swojej pracy być lwem, a nie ciężko pracującym osłem.

 

Sebastian Maśka

Pomysłodawca i współwłaściciel oprogramowania dla salonów i gabinetów Versum. www.versum.pl

artykuł pochodzi z Beauty Inspiration 5/2016 

Facebook

YouTube