Systemy e-rezerwacji zabiegów

Recepcja to serce salonu. Rezerwacje klientów napędzają krwiobieg biznesu. Jakie rozwiązania technologiczne pomogą jej sprawnie i efektywnie funkcjonować? Czy epoka „notesu i długopisu” już minęła?

W dzisiejszych czasach wszyscy jesteśmy online. Uruchamiamy Internet, żeby porozmawiać z przyjaciółmi, kupić ubranie, a nawet zamówić taksówkę czy posiłek. Przyzwyczailiśmy się, że produkty i usługi są dostępne na wyciągnięcie ręki. Szukamy możliwości rezerwacji terminu w dowolnym momencie, np. wieczorem. Niestety większość salonów już nie odbierze telefonu po godzinie dwudziestej. Rozwiązaniem może być zautomatyzowanie systemu rezerwacji. — Umożliwienie klientom rezerwacji wybranego terminu non stop pozytywnie wpływa na przychody salonów, ponieważ przeprowadzone przez nas szczegółowe analizy wskazują, że 60 proc. klientów próbuje zarezerwować wizytę po godzinach otwarcia salonu — mówi Katarzyna Zychowicz-Żabowska, brand marketing Booksy.

Manager beauty decydując się na „wirtualną recepcję”, może wybierać spośród kilku dedykowanych rozwiązań, wśród których najpopularniejsze to booksy.net, moment.pl (zintegrowany z systemem Versum), lavito.pl czy estibook.pl. Każde z nich oferuje przede wszystkim: kalendarz do rezerwacji wizyt online przez klienta oraz dodatkowe usługi takie jak np. program lojalnościowy, czy tworzenie kampanii marketingowych. Systemy e-rezerwacji różnią się między sobą głównie sposobem w jaki przebiega proces rezerwacji, np. może to być rezerwacja w czasie rzeczywistym lub za potwierdzeniem właściciela salonu. Różne są też wysokością opłat za użytkowanie systemu przez salon. Wszystkie są bezpłatne dla klientów. Wdrażając system zarządzania e-rezerwacjami warto wcześniej zastanowić się, jakie potrzeby salonu powinien on realizować.

CYFROWA RECEPCJONISTKA

We wszystkich systemach do rezerwacji można wydzielić dwa moduły. Pierwszy, jest widoczny dla klienta, aby mógł zarezerwować usługę, np. czesanie, manicure lub maseczkę z alg. Drugim zarządza właściciel salonu, który otrzymuje zlecenia. Klient z dostępnych na rynku e-rezerwacji może wybrać taką, która pozwala na bezpośrednią, czyli w czasie rzeczywistym rezerwację wizyty w salonie, np. Moment.pl czy Booksy. Wtedy po zalogowaniu się do niej i wybraniu salonu klika w preferowany termin, zdjęcie ulubionej kosmetyczki i od razu wpisuje się w grafik bez czekania na np. telefoniczne potwierdzenie wizyty. Wszystko zajmuje kilka kliknięć myszką. Kalendarz gabinetu uzupełnia się automatycznie a klient, rezerwując zabieg (nawet późną nocą) ma pewność, że jego wizyta została zapisana. — Wiemy, że zarówno rynek, jak i nasi klienci od dawna czekali na produkt, który będzie stanowić kompleksowe rozwiązanie. Takie, które z jednej strony umożliwi właścicielom sprawne zarządzanie salonem, a z drugiej pomoże w pozyskiwaniu nowych klientów dlatego uruchomiliśmy aplikację moment.pl — mówi Sebastian Maśka, prezes zarządu Versum. Inny sposób organizacji rezerwacji oferuje np. Lavito.pl. Klient po zalogowaniu się na stronie może wybrać wśród szerokiej oferty salonów. Po wybraniu usługi i gabinetu wysyła do niego prośbę o rezerwację. Następnie recepcjonistka kontaktuje się z klientem, aby uzgodnić dogodny termin spotkania.

KLIKNIJ, ABY SIĘ ZAREJESTROWAĆ

Każdy z systemów jest prosty w użyciu zarówno dla klienta, jak i dla właściciela salonu. Niewątpliwym atutem jest to, że po wyborze odpowiedniego rozwiązania do rezerwacji manager może na swojej stronie www lub na fanpage’u zamieścić odnośnik (w postaci aktywnego buttonu) np. „Zarezerwuj teraz” lub „Zarezerwuj wizytę”. Klient, który trafi na stronę danego salonu bez względu na porę dnia i nocy ma wówczas możliwość zapisania się na zabieg. Po kliknięciu w odnośnik „zarezerwuj zabieg” automatycznie przenoszony jest do wirtualnego kalendarza salonu. Gabinety mogą zamieścić informacje o swoich usługach na portalu prowadzonym przez dostawców tej aplikacji, np. Lavito.pl, booksy.net, moment.pl lub estibook.pl w wybranej kategorii, np. „Masaż”. Jest to dodatkowa forma promocji, która pozwoli dotrzeć do nowych klientów. Bywa też tak, że aby zwiększyć szansę na pozyskanie klientów salony korzystają równolegle z kilku systemów e-rezerwacji.

MNOŻENIE KORZYŚCI

Oprócz wirtualnego kalendarza systemy zarządzania rezerwacjami oferują szereg dodatkowych usług, np. automatyczne przypomnienie klientom o zbliżającej się wizycie poprzez sms. Pozwala to na efektywne zarządzanie czasem pracowników salonu i znacząco zmniejsza ilość osób, które zapomniały uprzedzić o swojej nieobecności. Z kolei Versum, które w ramach systemu udostępnia aplikację moment.pl, prowadzi bezpłatny projekt edukacyjny skierowany do managerów i właścicieli salonów dostępny na stronie akademiaversum.pl.

MAŁE KOSZTY, DUŻA EFEKTYWNOŚĆ

Większość aplikacji oferuje okres testowy, np. przez 14 lub 30 dni. Manager salonu ma więc komfort bezpłatnego sprawdzenia funkcjonalności poszczególnych rozwiązań. Następnie, jeśli się zdecyduje, może wybrać zakres usługi dopasowany do potrzeb jego obiektu. W zależności od wielkości salonu lub potrzebnych funkcjonalności miesięczny koszt korzystania z aplikacji waha się od 49 zł do 249 zł netto lub jest regulowany od wartości zarezerwowanych przez aplikację wizyt. Warto zastanowić się, który sposób płatności jest dla nas satysfakcjonujący i negocjować zniżki np. przy zakupie rocznego abonamentu z korzystania z aplikacji.

GOTOWE ROZWIĄZANIE CZY SZYTE NA MIARĘ?

Jeśli żadne z dostępnych na rynku gotowych aplikacji nie spełnia oczekiwań może warto sięgnąć po oprogramowanie szyte na miarę. Polska jest zagłębiem informatycznym Europy. Na rynku jest wielu dostawców, którzy projektują odpowiednie rozwiązania informatyczne, nawet dla małych firm. Oprócz systemu rezerwacji mogą zawierać one inne funkcje organizujące pracę salonu np. wystawianie faktur, program lojalnościowy i marketing automatyczny. Tylko warto zwrócić uwagę, że tworzenie własnego oprogramowania może być ryzykowne, bo wszystkie problemy techniczne, błędy i korekty spadają na barki salonu. — Przy obecnej cenie i rozwoju aplikacji oraz baz danych, koszt wytwarzania oprogramowania mocno spadają dlatego, nawet mniejsze firmy mogą rozważyć posiadanie własnego systemu. Trzeba posiadać zaplecze serwerowe, chyba że zdecydujemy się na tzw. chmurę. Problemem może być kwestia firm informatycznych i późniejszego utrzymania, tzw. business continuity, bieżąca obsługa programu. Warto tutaj uwzględniać również kwestie związane z ochroną danych osobowych, czy nasz zbiór danych podlega rejestracji i czy potrafimy odpowiednio go zabezpieczyć. To wymaga wyważenia, czy oddam dane moich klientów, czy też stać mnie na ponoszenie kosztów zabezpieczenia. Ostatnim problemem, z którym musi się zderzyć firma, to własne wymagania. Często zdarza się, że firma nie wie, czego tak naprawdę potrzebuje. Jednak zatrudnienie firmy z własnym analitykiem biznesowym, daje odpowiedź, czego potrzeba — powiedział Jarosław Gałuszka, współtwórca Polskiego Centrum Wdrażania Nowych Technologii.

SYSTEM NACZYŃ POŁĄCZONYCH

Wirtualne recepcje łączą klientów z salonami non stop. Korzystając ze specjalnych narzędzi udaje się skracać dzielący ich dystans. Klienci mogą szybciej umówić wizytę i porównać usługodawców w jednym miejscu, natomiast salony mają cały wachlarz narzędzi, aby klientów do siebie zwabić i później utrzymać. Wszystko to odbywa się online i żyje swoim życiem całą dobę i cały tydzień.

Sylwia Michalska, współwłaścicielka salonu Piękno Beauty Service (Warszawa).

Na co dzień korzystamy z systemu Versum, co bardzo ułatwiła nam pracę. Bardzo pomocne jest to, że masz dostęp do kalendarza na każdym mobilnym urządzeniu i o każdej porze łatwy dostęp do bazy klientów, do ich historii wizyt, udzielonych rabatów, możliwość szybkiego wysyłania smsa grupowego np. z informacją o promocjach i oczywiście automatyczne potwierdzanie wizyt. Przydatna jest możliwość generowania statystyk sprzedaży i raportów, dzięki którym można kontrolować i rozliczać pracowników bez zbędnego tracenia czasu na dodatkowe analizy. Niestety często właściciele nie chcą wydawać pieniędzy na dodatkowy program nie zdając sobie sprawy z tego jak bardzo mogą ułatwić pracę sobie i swoim pracownikom i jak łatwo można dzięki takiemu programowi pracowników kontrolować. Dlatego już podczas pierwszych rozmów ze wspólniczkami na temat otwarcia salonu poruszany był temat programu do obsługi salonu.

 

NAJPOPULARNIEJSZE SYSTEMY E-REZERWACJI

VERSUM (MOMENT.PL)

Kompleksowy system do zarządzania salonem urody, umożliwiający również rezerwację wizyt online. Umożliwia generowanie zaawansowanych raportów, pozwala zarządzać personelem, zasobami i magazynem produktów oraz prowadzenie automatycznych działań marketingowych. W ramach systemu dostępna jest aplikacja moment.pl dedykowana e-rezerwacjom. Codziennie pracuje z nim ponad 14 tysięcy specjalistów, w tym najlepsze kliniki i gabinety kosmetyczne oraz znani na rynku styliści fryzur. Versum przetwarza ponad milion rezerwacji miesięcznie. W ramach zarządzania salonem Versum.pl oferuje: automatyczne przypomnienia SMS; elektroniczną kartę klienta z pełną historią wizyt; elektroniczny terminarz wizyt; bezpieczną bazę klientów; dostęp do systemu z dowolnego miejsca na ziemi; statystyki i raporty – sprzedaży, pracowników; klientów itp.; zarządzanie zasobami – urządzenia, pomieszczenia, stanowiska; magazyn i kontrola produktów. W ramach marketingu salonu oferuje: bezpłatny dostęp do portalu rezerwacyjnego Moment.pl (przyciąganie nowych klientów), SMS oraz E-mail marketing.

 

BOOKSY.NET

Zintegrowany system dwóch aplikacji mobilnych oraz panelu na stronie internetowej, pozwalający na kompleksowe zarządzanie rezerwacjami wizyt w salonach – również online oraz zarządzanie salonem od wewnątrz. Zaawansowane funkcje zarządzania bazą klientów i marketingiem, personelem, sprzedażą, stanami magazynowymi, a także możliwość procesowania płatności przez aplikację dają naszym partnerom kompleksowe wsparcie w prowadzeniu ich biznesu, jednocześnie zapewniając wygodę i prostotę obsługi. Z kolei możliwość umówienia wizyty przez Facebook, stronę www salonu lub aplikację mobilna 24 godziny na dobę przez 7 dni w tygodniu, to ogromna wygoda dla klientów każdego biznesu. Wygoda, która wymiernie przekłada się na ich wzrost obrotów przy jednoczesnej oszczędności czasu.

 

ESTIBOOK.PL

Estibook to nie tylko aplikacja do rezerwacji online, to wirtualny manager twojego gabinetu. System zaprojektowany tak, aby pomóc managerowi podejmować właściwe decyzje, szybciej. Estibook gwarantuje rozwój gabinetu i zapewnia, że koszt systemu będzie zawsze taki sam, bez względu na ilość pracowników. Dostępny jest online 24/7 nigdy się nie myli i strzeże tajemnic biznesu. Najwyższy standard zabezpieczeń systemowych sprawia, że żadne nieprzewidziane sytuacje nie zatrzymają salonu w drodze do sukcesu.

 

LAVITO.PL

Serwis tworzy prawie pół miliona użytkowników szukających salonów, umawiających wizyty, bądź piszących swoje opinie o usługodawcach oraz ponad 15 000 specjalistów korzystających z systemu. Aplikacja pozwala użytkownikom rezerwacje wizyt online do salonów fryzjerskich, kosmetycznych, salonów SPA, a nawet do gabinetów dentystycznych i masażystów. Lavito umożliwia właścicielom oraz pracownikom dostęp do elektronicznego kalendarza. Wszystko jest zintegrowane z aplikacją mobilną, która pozwala mieć wszystko pod kontrolą nawet w telefonie. System posiada szereg narzędzi do komunikacji z obecnymi klientami, np. system przypominania o wizycie przez SMS. Oprócz rezerwacji system pomaga tworzyć zaawansowane kampanie mailingowe, wysyłki sms, a także gotowe do wykorzystania programy lojalnościowe.

Beata Milewicz

Beauty Inspiration

Artykuł pochodzi z BEAUTY INSPIRATION 2/2017

Facebook

YouTube