Trudna rozmowa – jak rozstać się z pracownikiem

Rozmowa komunikująca zwolnienie to jedno z najtrudniejszych i najbardziej stresujących zadań, z jakimi spotykają się menedżerowie. Nie dziwi fakt, że przekazujący tę wiadomość poddani są silnemu stresowi i mogą popełniać podstawowe błędy. Dlatego warto przygotować się do takiej rozmowy, aby dzięki temu maksymalnie ograniczyć stres i napięcia towarzyszące komunikowaniu zwolnień.

Podstawowym zachowaniem, jakie powinno obowiązywać w trakcie prowadzenia rozmowy komunikującej zwolnienie, jest poszanowanie godności osobistej zwalnianego pracownika. Warto kierować się zasadą „traktuj innych tak, jak chciałbyś, aby traktowano ciebie”. Jest zupełnie zrozumiałe, że osoba zwalniana z pracy odczuwa złość. Zatem wszystko, co zwalniający będzie robić w trakcie rozmowy, powinno być ukierunkowane na zminimalizowanie negatywnych reakcji zwalnianego pracownika. W praktyce takie podejście jest korzystne nie tylko dla pracownika, lecz także dla firmy, jak i osoby, która dokonuje zwolnienia.

Nie jest dobrze, kiedy ekspracownicy źle wypowiadają się na temat swojego byłego pracodawcy — ich opinie mogą kształtować negatywny wizerunek firmy wśród jej klientów, jak i potencjalnych przyszłych pracowników. Sposób przeprowadzenia zwolnień ma również silny wpływ na postawy i opinie pracowników pozostających w firmie i może w znacznym stopniu przyczynić się do powstania zjawiska zwanego „syndromem ocalałych”. Jego efektem jest m.in. silny spadek motywacji i zaangażowania wśród pracowników pozostających w firmie, a co za tym idzie, pogorszenie wyników w takich obszarach, jak obsługa klienta, jakość, sprzedaż czy wydajność pracy.

Aby zminimalizować potencjalne negatywne konsekwencje, w trakcie rozmowy komunikującej zwolnienie, warto mieć na uwadze kilka podstawowych zasad.

 
STAŃ TWARZĄ W TWARZ

Przekazanie pracownikowi informacji o zwolnieniu powinno mieć miejsce w trakcie bezpośredniej rozmowy — twarzą w twarz. Należy wystrzegać się formy pisemnej lub telefonicznej. Rozmowę komunikującą zwolnienie powinien prowadzić bezpośredni przełożony zwalnianego pracownika, ponieważ to on najlepiej zna osobowość i charakter zwalnianego, zatem łatwiej będzie mu prowadzić taką rozmowę.

Pracownik, którego pracodawca poinformuje o zwolnieniu telefonicznie lub listownie, prawie zawsze powie: „przepracowałem tu tyle lat, a oni nie mają nawet cywilnej odwagi, żeby ze mną porozmawiać twarzą w twarz”. I będzie miał rację.

 
ZACZNIJ RZECZOWO

Przedstaw pracownikowi cel i przedmiot spotkania zaraz na początku. Unikaj długich wstępów i wywodów, ponieważ może się okazać, że już w połowie pracownik przerwie ci i powie np. „rozumiem, że chcecie mnie zwolnić”. Taka sytuacja zmieni zdecydowanie optykę całego spotkania i może przybrać nieoczekiwany przebieg, zazwyczaj niekorzystny dla przełożonego.

Wytłumaczenie powodów tej decyzji musi mieć miejsce, jednak powinno nastąpić w dalszej części spotkania.

 

UWAŻAJ, CO MÓWISZ

Przedstawiając powód spotkania, staraj się dobierać słowa jak najmniej nacechowane negatywnie — np. zamiast „zwolnić”, można powiedzieć „nie możemy już Pani/Panu zapewnić pracy” itd. Określenia te powinny być jednoznaczne, natomiast warto się postarać, by charakteryzowały się jak największym szacunkiem dla pracownika.

Na początku spotkania możesz zatem powiedzieć np. „Poprosiłem Panią/Pana na to spotkanie, ponieważ nie będziemy w stanie zapewnić Pani/Panu więcej pracy na dotychczasowym stanowisku pracy. Przeanalizowaliśmy też wszystkie możliwości i niestety nie możemy zaproponować Pani/Panu innego stanowiska. W takiej sytuacji podejmiemy wszelkie starania, aby pomóc Pani/ Panu znaleźć pracę w innych firmach, niemniej jednak jesteśmy zmuszeni rozwiązać z Panią/Panem dotychczasową umowę o pracę. Na tym spotkaniu chciałbym przedstawić Pani/Panu nasze propozycje oraz wszystkie szczegóły związane z tym faktem.”

 

PRZEDSTAW DECYZJE JAKO OSTATECZNĄ

Daj jasno do zrozumienia, że decyzja o zwolnieniu jest ostateczna i prowadź rozmowę w taki sposób, aby zwalniany nie miał co do tego żadnych wątpliwości. W żadnym wypadku nie wolno budzić w osobie zwalnianej nadziei na zmianę już podjętej decyzji. Z wypowiedzi powinno wynikać, że decyzja jest przemyślana i rozważono naprawdę wszystkie dostępne możliwości innego załatwienia sprawy.

Jeżeli firma rzeczywiście oferuje dodatkową pomoc w znalezieniu pracy, np. w formie programu outplacementu, warto jak najczęściej nawiązywać do tego tematu. Jeżeli firma nie oferuje żadnej dodatkowej pomocy poza ustawowo należną odprawą, tak czy inaczej lepiej zorientować rozmowę wokół praw i obowiązków związanych z wypowiedzeniem niż dyskutować zasadność samego faktu zwolnienia.

Bardzo ważne jest, aby pracownicy odchodzący mieli pełną świadomość, że decyzja o zwolnieniu jest dobrze przemyślana i ostateczna. Pozwoli to skupić się na poszukiwaniu nowej pracy lub rozpoczęciu nowego etapu w życiu. W przeciwnym razie wiele osób może uporczywie trzymać się nadziei powrotu do pracy, co spowoduje bierność w poszukiwaniu nowej pracy i w efekcie bardzo często prowadzi do długotrwałego bezrobocia.

 

BĄDŹ PRZYGOTOWANY

Przygotuj wszystkie niezbędne dokumenty: pismo z wypowiedzeniem umowy o pracę, informacje dotyczące uprawnień zwalnianych pracowników (urlop, odprawa, wypłata ubezpieczenia), broszury na temat oferowanego przez firmę outplacementu (o ile firma zdecydowała się go oferować). Najlepiej, żeby te informacje były w formie papierowej. Podaj dokładną datę rozwiązania stosunku pracy, formę i termin wypłaty odprawy i innych świadczeń, jeśli są oferowane.

Sprawdź wcześniej, czy pracownik ma uprawnienia do jakichkolwiek dodatkowych świadczeń. Jeżeli w okresie wypowiedzenia zmienione zostaną warunki pracy lub pracownik będzie zwolniony z obowiązku świadczenia pracy, przedstaw wszystkie informacje na ten temat.

Opowiedz zwalnianemu o jego przywilejach. Jeżeli firma przewidziała dodatkowe wsparcie w odnalezieniu się w nowej sytuacji (np. outplacement, pomoc doradców zawodowych) lub pomoc finansową (dodatkowe odprawy, umorzenie długów) jest to najlepszy moment, żeby o tym powiedzieć. Te informacje spowodują, że pracownik oprócz złych wieści, otrzyma też coś pozytywnego.

 
KONTROLUJ PRZEBIEG ROZMOWY

Warto mieć przygotowany scenariusz rozmowy, choć z drugiej strony należy unikać sztywnych schematów. Rozmowa komunikująca zwolnienie z pracy nie może odbywać się według jednakowej reguły odczytywanej każdemu pracownikowi. Pracę traci konkretny człowiek i rozmowa odbywa się z tym właśnie człowiekiem. Jego oczekiwania i reakcje mogą być różne, stąd szablon może mieć tu zastosowanie jedynie w ograniczonym zakresie.

Jeżeli jednak nie określisz sobie scenariusza rozmowy i pozwolisz, żeby się przeciągała, to może się zdarzyć, że w jej trakcie złożysz obietnice, których nie będziesz mógł dotrzymać. Ostatnią rzeczą, jaką chce usłyszeć zwalniany pracownik, jest „wrócimy do tego później”. Osoba zwalniana chce się dowiedzieć wszystkiego na temat wsparcia i pomocy, jaką oferuje mu pracodawca. Pamiętaj, że ten, którego zwalniasz, po pracy wraca do domu, gdzie najprawdopodobniej czeka na niego rodzina, która z pewnością będzie miała do niego wiele pytań dotyczących najbliższej przyszłości.

Nie mów nigdy pracownikowi „to nie jest najgorsza rzecz w życiu, jaka może ci się przydarzyć”. Jest całkiem prawdopodobne, że to jest najgorsza rzecz jaka do tej pory mu się przytrafiła. (…)

Czytaj cały artykuł w BEAUTY INSPIRATION 5/2017>>>

 

Albert Binda

Dyrektor generalny firmy L.GRANT HR Consulting, specjalizującej się w programach outplacementu grupowego. W swojej 18-letniej praktyce realizował programy outplacementu i restrukturyzacji zatrudnienia dla największych firm polskich i międzynarodowych na terenie całego kraju.

www.lgrant.com

Facebook

YouTube